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商务接待设计方案大全(商务接待毕业设计)
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01 接待计划制定
02 接待费用预算
03 接待方案制定
04 前台接待管理
05 重要接待预案
行政部
一、接待计划制定所谓接待计划，指的是接待方对来宾接待工作所进行的具体规划与安排。企业接待计划的制定可按照以下步骤进行。
1．收集来宾信息
企业在制定接待计划前，应尽快掌握来宾的背景资料，这是做好接待计划的基础。来宾的背景资料包括来宾的具体人数和个人情况，来宾抵达的时间以及乘坐的交通工具，来宾来访的目的、任务和行程等。
2．确定接待方针
接待方针即接待工作的指导方针，是接待工作的总体要求和指导思想。为保证接待计划的合理性，企业相关工作人员应首先确定接待方针。
3．制定接待计划
完整的接待计划应包括接待规格、接待日程安排、接待经费开支等信息。
（1）确定接待规格。
接待规格是指主陪人与主要来宾职位高低比较的规格，针对不同的来宾采用不同的接待规格。企业接待规格有高规格接待、对等接待、低规格接待，详情如下。
（2）拟定日程安排。
接待日程安排是接待计划的重点内容之一，企业相关工作人员在拟定接待日程安排过程中需注意以下3个要点，如下。
◎ 应根据接待工作需要和来访目的、要求等拟定日程安排表，包括：日期、时间、地点、活动内容、陪同人员等
◎ 接待日程安排应当制定周全，尤其是接待活动的重要内容不可疏漏，比如安排迎接、拜会、宴请、会谈、参观、游览、送行等事宜
◎ 接待日程安排还要注意时间上的紧凑，上一项活动与下一项活动之间既不能冲突，又不能间隔太长
（3）拟定接待经费开支。
接待经费开支的项目主要有：工作经费、住宿费、餐饮费、劳务费、交通费、娱乐费用、纪念品费用、宣传公关费用、其他费用等。
二、接待费用预算接待费用是指企业内部因工作关系，招待公司有关客户、供应商、融资方、及其他外部关系者所发生的费用。为保证接待费用使用的规范性，企业通常将接待费用纳入预算管理，使之公开透明，并接受员工监督。
1．接待费用预算项目
接待费用预算的主要项目有6项，详情如下。
2．接待费用预算拟定要求
为保证接待费用预算合理，企业相关工作人员在预算接待费用过程中，应严格遵循以下3点要求，详情如下。
1．必须注意接待费用支出项目与接待用途及目的的一致性
2．接待费用预算的制定必须符合企业相关规定，做到合情合理，节约、经济
3．拟定的接待费用预算必须经相关领导批准后，相关人员才能按财务手续领取经费
行政接待
三、接待方案制定接待方案是接待工作的依据，是参与接待工作的有关部门和人员应遵循的基本规范。
1．接待方案制定准备工作
为保证接待方案切实可行，企业相关工作人员在制定接待方案前，必须必须做好如下。
领受任务
通过接收来访者的传真、电话或领导批示等途径领受任务
沟通衔接
掌握来宾基本信息，包括来宾负责人及随行人员名单、出发时间、交通工具、来访目的、住宿和餐饮要求、初步日程安排和参观点等
预订住地
在制定方案同时，要预先联系相关部门，预留接待任务需要的客房、餐厅、会议室、宴会厅等，以保证方案制定后可以得到落实
拟定参观点
与有关单位及人员沟通，按来宾要求有针对性地选择符合访问要求的参观点
拟定主陪人
根据来宾的考察内容和领导分工，与企业相关领导的秘书进行沟通协调，拟定主陪人
准备材料
按照接待要求，提前通知相关部门起草、收集整理材料等
2．起草接待方案
（1）方案制定依据。
接待方案的制定依据包括：来访者的来访目的、活动时间、来访者基本信息、领导要求及企业实际情况等。
（2）方案的具体内容。
接待方案具体内容需包括：导语（来宾的基本信息）、考察活动（时间、地点、内容、陪同人员、任务分工）、食宿安排和会见、座谈会、宴请安排（时间、地点、双方参加人员、会议议程）、新闻报道、附属材料（主宾简介、来访单位简介）等。
3．接待方案制定注意问题
接待方案的制定工作应注意以下4个问题，具体如下。
◎ 必须弄清来宾人数、国籍、性别、习俗以及访问人员个别要求等
◎ 接待方案中各项工作都应有专人负责安排，并明确各自职责范围
◎ 对接待过程中某些具体情况的变化，事前应有充分的考虑和准备
◎ 某些重要接待方案属保密文件，不应向无关人员泄露接待方案
四、前台接待管理前台接待的方式包括电话接待与来访接待两部分。热情周到、规范有序的前台接待工作，有利于帮助行政部获取各种信息、扩大对外影响、树立良好的企业形象。
1．电话接待管理
电话接待，即前台人员负责前台电话的接听和转接，做好来电咨询工作，对重要事项进行记录并传达给相关人员，做到不遗漏、不延误。
电话接待管理的主要工作及相关礼仪规范如下。
2．来访接待管理
来访者接待，即前台人员对进入办公室区域的来访者进行接待、基本咨询和引见、并礼貌送客，期间须严格遵守企业的前台接待规范，保持良好的礼仪礼节。
来访接待管理的主要工作及相关礼仪规范如下。
五、重要接待预案对于重要接待任务，如贵宾或特殊来宾来访，要在制定接待方案的基础上，制定重要接待预案。重要接待预案中除应有接待方案中包括的内容外，还应增加参观行进路线和工作人员通讯方式等内容。
关于接待总公司领导检查工作的预案
一、目的
为做好总公司领导莅临检查的接待工作及安全保障工作，保证接待工作顺利完成，特制定本预案。
二、接待时间
20 年 月 日至20 年 月 日。
三、接待来宾
本次重要接待的来宾共3人，即总公司董事长××，技术部主管××，董事长秘书××一行三人。
四、接待地点
1．接送机地点：
2．下榻酒店：
3．参观地点：
4．参观地点简介（略）
五、接待负责人
本次接待工作负责人由分公司副总××、行政部经理××共同担任。
六、接待分工
（一）接待组
组 长：××（联系方式： ）
副组长：××（联系方式： ）、××（联系方式： ）
成 员：××（联系方式： ）、××（联系方式： ）、
××（联系方式： ）
（二）后勤组
组 长：××（联系方式： ）
成 员：××（联系方式： ）、××（联系方式： ）
（三）宣传组
组 长：××（联系方式： ）
成 员：××（联系方式： ）、××（联系方式： ）
（四）保卫组
组 长：××（联系方式： ）
成 员：××（联系方式： ）、××（联系方式： ）
七、接待准备工作
（一）预定宾馆、餐厅
提前10天预定宾馆及餐厅。
（二）预定机票
至少提前3天预定返程的机票，必须是商务高等舱。
（三）会场确定及布置
1．确定接待场所为贵宾会议室
2．必须提前45分钟清洁并布置会场，保持会场整洁有序，空气清新
3．会场应布置“热烈欢迎总公司董事长莅临我公司检查”横幅
4．正确摆放会场所需物品，调试会场所用到的设备（如投影仪、音响、话筒等）
（四）联系陪同人员
根据总公司领导检查的内容及目的，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通。检查开始前1小时，再次提醒相关人员做好接待准备。
八、行程安排
接待工作的行程安排如下表所示。
九、经费预算
接待费用预算如下表所示。
十、来宾接待
（一）迎宾
1．接机人员提前半小时到达接机机场
2．接机人员确认董事长身份，准确地接到公司董事长一行
3．公司董事长一行到达公司前10分钟，提醒相关人员做好迎宾工作
（二）安排住宿
接到来宾后，接机人员尽快将董事长一行带到酒店房间，并将确定的日程表、相关参观证等交给董事长秘书，并告知下一项活动的时间、地点等。
（三）座谈会安排
座谈会主要需开展以下5项工作。
1．宣讲（介绍近期运营情况）
2．技术经验交流（技术人员PPT讲解、互动）
3．会场服务（每20-30分钟添加茶水或视情况而定）
4．拍照（进行拍照留念）
5．会后会场整理
（四）安排参观娱乐活动
确定游玩时间，游览路线，根据游玩景点的内容，提前与相应景点的负责人做好相关接待准备与安排，并注意做好董事长一行娱乐活动的保密及安全工作。
（五）应急事件处理
1．若出现临时事件，接待人员应及时向上级领导汇报，不得擅自定夺
2．若发现安全隐患或出现安全事故，接待人员应立即带领董事长一行离开原地，保证董事长的安全
十一、送别来宾
1．提前安排好送别的人员及车辆，车辆要提前1小时到达董事长一行住宿的据点，并将其安全送至返程机场。
2．送别时将准备好的礼品赠送给董事长。
3．估计董事长一行已抵达目的地，由副总打电话问候，表示关心，并征求其对接待工作的意见和建议。
十二、善后总结
（一）物资整理
及时清还租借物品，整理会场物资（除特殊情况外1小时内完成）。
（二）满意度调查
通过参加此次接待工作人员的反馈，了解董事长一行及公司人员对本次接待工作的满意度及改进建议。
（三）总结提升
接待完毕后，组织总结大会，以改善不足，提炼经验。
（四）宣传报道
宣传人员及时制作相关文件及内部报刊，在24小时内对此次检查工作进行宣传报道。
（五）费用结算
接待过程中产生的费用，如礼品费、住宿费、交通费等必须索要发票并及时结算。
#行政部##接待##管理工具#
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